Hoe een document management systeem kan bijdragen aan papierloos werken

Traditioneel gaat er in kantooromgevingen veel papier om. Er wordt veelvuldig geprint, gekopieerd en gearchiveerd. Daarnaast zijn er nog talloze papieren documenten die verzonden en ontvangen worden. Als papier binnen jouw organisatie een belangrijke rol speelt, dan is papierloos werken misschien lastig voor te stellen. Toch is dit goed mogelijk.

Dit gaat natuurlijk niet van de ene op de andere dag. Je dient je hier goed op voor te bereiden. Wellicht moet je ervoor kiezen om gefuseerd iedere afdeling papierloos te laten werken.

In dit blog leggen we graag uit hoe een document management systeem kan bijdragen aan papierloos werken. Dit doen wij aan de hand van de volgende alinea’s:

Wat is papierloos werken?

Wat de betekenis van de term papierloos werken is, zal voor iedereen wel duidelijk zijn. Dit houdt in dat er binnen jouw organisatie geen of bijna geen papier meer wordt gebruikt. Een 100% papierloos kantoor zal lang niet altijd lukken. Maar door bepaalde papierstromen te verminderen, maak je al grote stappen om een volledig papierloze organisatie te bereiken. Papierloos wordt mogelijk gemaakt door de huidige moderne digitale toepassingen. Het alternatief voor papierloos is het digitaal opslaan, verwerken en versturen van documenten.

Met digitale verwerking van documenten kun je heel ver gaan. Dit wordt ook wel een document management systeem genoemd. Hiermee kun je op ieder niveau digitaal jouw documenten opstellen, verwerken en delen. Wanneer je al jouw documenten digitaal hebt, is papier niet meer nodig. In een enkel geval kan het soms nog nodig zijn om te printen of te kopiëren, maar dit weegt niet op tegen de vele voordelen van een papierloos kantoor.

Er zijn dan ook vele voordelen aan een papierloos bestaan binnen jouw organisatie. Denk aan de ruimte die je kwijt bent om een papieren archief bij te houden. Je bent wettelijk verplicht om je administratie voor zeven jaar te bewaren. Dit zijn vele kilo´s papier en vele meters aan ordners. Jouw papieren archief zal veel kleiner worden als je geheel of gedeeltelijk voor papierloos kiest.

Daarnaast past een papierloze organisatie helemaal in de huidige tijd waarin duurzaamheid centraal staat. Wanneer bedrijven besluiten om geen papier meer te gebruiken, dan zullen er heel wat minder regenwouden gekapt hoeven te worden.

Succesvol een papierloos kantoor creëren

Digitale mogelijkheden zijn onmisbaar en zelfs een vereiste bij het creëren van een papierloze kantooromgeving. Er zijn verschillende mogelijkheden om voor een gedeeltelijk of geheel papierloze kantooromgeving te kiezen.

Thuiswerken

Een succesvolle wijze om zonder papier te werken, is door de werknemers thuis te laten werken. Thuiswerken is de afgelopen jaren enorm populair geworden en er zijn al veel grote bedrijven waarbij thuiswerken de norm is. Zowel de werkgever als de werknemer heeft baat bij thuiswerken. De werknemer kan privé en werk veel beter combineren en de werkgever kan veel geld besparen op werkplekken en kantoorruimte.

Bij het thuiswerken ben jij en je werknemers genoodzaakt om zonder papier te werken. Wil je een collega een document overhandigen? Dit kan dan gewoon digitaal via de cloud of via een e-mail. Online vergaderen? Je kunt de agendapunten ook digitaal doorgeven. Wanneer iedere werknemer vanuit huis werkt, is papier niet meer nodig.

Een hybride kantoor

Hybride werken wordt ook als het ´nieuwe werken´ gezien en is een verlengde van het thuiswerken. Hiervoor moet je een hybride kantoor inrichten. Het voordeel hierbij is dat dit ook een flinke papierreductie tot gevolg heeft. Hybride werken houdt in dat werknemers zelf kiezen waar ze willen werken. Dit kan vanuit huis zijn, vanuit kantoor of onderweg.

Wanneer een werknemer vanuit kantoor wil werken, dan reserveert hij/zij een werkplek op kantoor. De werkplekken in een hybride kantoor zijn dan ook flexibel ingericht. Maar het belangrijkste is dat de eigenlijke werkplek ´in de cloud´ is. Dit is de virtuele werkomgeving, waardoor je niet meer gebonden bent aan een fysieke werkplek. Logischerwijs gaat ook het documentenbeheer geheel virtueel.

Printgedrag meten en bijsturen

Door het printgedrag van jouw werknemers te meten, kun je bijsturen en zo toewerken naar een flinke reductie van het papiergebruik op kantoor. Er zijn speciale tools waarmee je het printgedrag kunt meten. Dit is niet eens zozeer om werknemers individueel te controleren, maar bijvoorbeeld door het ingeven van een afdeling voor het printen, kom je erachter wat de behoeftes per afdeling zijn.

Voor veel bedrijven is 100% papierloos een utopie, maar papierreductie is wel mogelijk. Zo kun je naar aanleiding van het printgedrag, per afdeling bekijken aan welke soort printers er behoefte is en kiezen voor de meest zuinige soort.

Een document management systeem implementeren

Een document management systeem (DMS) is een centrale database, waarin alle documenten van de gehele organisatie worden opgeslagen. Het is de perfecte oplossing om een digitale papierstroom te stroomlijnen. Met een DMS heb je geen behoefte meer aan papieren documenten. Je kunt hier namelijk alles mee wat je ook met fysieke documenten doet.

Bovendien heb je met een DMS ook een oplossing gevonden voor zowel een fysiek als digitaal probleem met papier: de vindbaarheid. Omdat alle documenten in een document management systeem worden opgeslagen, heb je één centraal opslagsysteem. Uiteraard is een DMS veel uitgebreider.

Niet alle documenten zijn voor iedereen bestemd. Daarom kun je documenten klasseren naar een bepaalde afdeling of persoon. Ook al gaat het om gevoelige documenten, door de documenten te klasseren, kunnen onbevoegden hier nooit toegang tot krijgen. Een DMS is daarom ook de beste beveiligde omgeving voor de digitale opslag van al jouw documenten.

Wat ook mogelijk is met een DMS is het regelmatig aanpassen van een document, eventueel door verschillende gebruikers. Het oude document kan vergeleken worden met het aangepaste document, zodat je kunt zien wat de wijzigingen zijn en wie de wijzigingen heeft aangebracht. Ook kun je oudere versies van het document afzonderlijk bewaren, zodat je een goed onderscheid maakt. Indexeren en zoeken is een andere krachtige tool van een DMS. Je kunt een document een beschrijving meegeven en zeer gemakkelijk zoeken op bepaalde trefwoorden.

De toegevoegde waarde van een document management systeem

Met een document management systeem kun je relatief gemakkelijk een papierloos kantoor creëren. Uiteraard kan het enige gewenning vergen van het personeel, maar een DMS is erg gebruiksvriendelijk en voor ieder personeelslid toegankelijk. Doordat je gemakkelijk rechten kunt toedelen aan werknemers, blijven documenten enkel bereikbaar voor diegenen voor wie ze bestemd zijn. Ook rechten op alleen lezen of bewerken zijn vrij simpel toe te wijzen.

Bepaalde processen die met fysiek papieren documenten plaatsvinden, kunnen ook met met een document management systeem plaatsvinden. Denk aan een concept document dat naar de betrokkenen wordt gezonden, voordat het de status ´definitief´ krijgt. Ook een factuur die normaal van een handtekening voorzien moet worden voor goedkeuring voor betaling, kan digitaal routeren en voorzien worden van een digitale handtekening.

Een document management systeem verhoogt de productiviteit. Iedere werknemer heeft direct toegang tot de documenten waar hij/zij toe gerechtigd is. Documenten hoeven niet meer over een weer gemaild te worden. Urenlang ordners doorzoeken in een archief op zoek naar bepaalde documenten is niet meer nodig. Je hebt geen archief meer nodig en het doorzoeken in een DMS werkt perfect. Ook heb je 24 uur per dag en 7 dagen per week toegang tot al jouw documenten, waar je ook bent.

Hofax staat voor je klaar

De implementatie van een DMS vergt enige expertise en kennis. Als het om maatschappelijk verantwoord printen en papierreductie in organisaties gaat, dan is Hofax hierin de specialist. Wil je van onze kennis gebruikmaken om een DMS in jouw organisatie te implementeren? Neem vrijblijvend contact met ons op.