10 voordelen van een document management systeem

Hoewel de afgelopen jaren het papiergebruik in het bedrijfsleven drastisch is gedaald, kun je ook in jouw organisatie streven naar een papierloze werkplek. Lang niet altijd is een volledig papierloos kantoor mogelijk, maar het papiergebruik kan wel veel minder worden. Dit alles kan alleen mogelijk gemaakt worden, door gebruik te maken van digitale mogelijkheden. 

Digitale documenten, facturen en orders zijn tegenwoordig steeds meer de norm en ook juridisch officieel rechtsgeldig. De meest succesvolle wijze om voor een vermindering van papier of voor een volledig papierloze organisatie te gaan, is door het invoeren van een document management systeem (DMS). Wat zijn de voordelen document management systeem?

Lees in dit blog meer over:

Wat is een DMS?

Een document management systeem kun je zien als een digitale centrale opslag voor al je documenten. Dit houdt niet in dat je hierin alleen de door jou gemaakte en ontvangen digitale documenten opslaat. Je zult ongetwijfeld nog met papieren documenten te maken krijgen. Denk aan facturen die je per post ontvangt of contracten op papier. Wil je een goede en complete DMS in jouw organisatie invoeren, dan zullen deze papieren ingescand en opgeslagen worden in je DMS.

Niet alleen documenten worden opgeslagen in de centrale database van een DMS. Ook alle informatie over de documenten komen in een DMS terecht. Ieder document wordt opgeslagen met hieraan gelinkt de auteur, inhoud, status, versie of iedere (zoek)omschrijving die je maar aan het document wilt geven. Daarnaast heb je verregaande mogelijkheden voor het instellen van rechten. Hierdoor weet je zeker dat onbevoegden nooit jouw documenten kunnen opvragen. De belangrijkste voordelen DMS, zijn een papierloos kantoor en nooit meer documenten die zoekraken of door het hele bedrijf zwerven. In de database heb je alle in- en uitgaande documenten van de organisatie bij elkaar.

De voordelen document management systeem

Zoals altijd bij het implementeren van nieuwe software of systemen in een organisatie, zullen er altijd mensen zijn die hier negatief tegenover staan. Mensen die jarenlang op dezelfde manier hun werk doen, hebben soms moeite met verandering. Maar ook zij zullen na verloop van tijd overtuigd raken van de voordelen DMS. Er zijn namelijk meer voordelen document management systeem dan nadelen.

1. Documenten zijn altijd te traceren

Je zult ongetwijfeld wel eens meegemaakt hebben dat bepaalde facturen of documenten zoek zijn. Bijvoorbeeld een factuur zal diverse fases doorgaan en hierdoor verschillende afdelingen passeren, zoals de financiële administratie en de afdeling die de factuur voor akkoord moet geven. Als er geen goed registratieproces aanwezig is, dan raakt de factuur zoek. Met een DMS vindt het proces van inboeken tot betaling van een factuur geheel digitaal plaats. Je weet altijd en op ieder moment waar het document zich in de organisatie bevindt.

2. Verhoog de vindbaarheid van documenten

Het vinden van documenten is in menig organisatie van omvang een enorme klus. Vooral als het om oude documenten gaat, die inmiddels in het fysieke archief zijn opgeslagen. Documenten zoeken in een stoffig en donker archief is niet het meest geliefde klusje. Met DMS hoeft dit helemaal niet meer. Alle documenten, desnoods van jaren terug, zijn digitaal in de database opgeslagen en gemakkelijk terug te vinden. Een DMS staat bekend om de hoogwaardige zoekmogelijkheden. Je kunt zoeken op bepaalde trefwoorden, op auteur, op versienummer of publicatiedatum. Het oneindig zoeken in het archief of in de organisatie zelf, is niet meer van toepassing met een DMS.

3. Sneller toegang tot jouw informatie en dus snellere besluitvorming

Voor het nemen van soms cruciale beslissingen, gaat niet alleen een lange tijd van overwegingen en beraadslagen vooraf. Om een gedegen beslissing te nemen, zijn de juiste interne en externe documenten nodig. Het kan soms een samenspel zijn tussen verschillende afdelingen, waarbij je documenten van al deze afdelingen bij elkaar moet zoeken. De ene afdeling reageert sneller dan de andere afdeling, al met al kan dit veel tijd in beslag nemen. Als je verantwoordelijk bent voor de documentatieverzameling voor de beleidsmakers, dan gaat dit met een DMS erg snel. Je kunt de documenten digitaal opvragen of zien waar en wie in het bezit is van het document.

4. Geen groot fysiek archief meer nodig

Wanneer al jouw documenten digitaal op een centraal punt worden opgeslagen heb je geen papieren meer nodig. Zoals je wellicht bekend is, moet je jouw documenten minimaal 7 jaar bewaren. Je kunt je voorstellen hoeveel kilo´s papier je in jouw archief moet opslaan. Voor grote tot zeer grote organisaties heeft een DMS het grote voordeel, dat zij enorm veel ruimte besparen op een fysiek archief. Je kunt ruimte in jouw eigen bedrijfspand vrijmaken of de huur van een extern fysiek archief opzeggen.

5. Betere beveiliging mogelijk

Met een DMS is een veel betere beveiliging van jouw bedrijfsgegevens mogelijk. Weet je welk risico je loopt als er door de gehele organisatie losse documenten rondslingeren of open en bloot op een bureau liggen? En dan is er nog het eventuele gevaar op brand- en waterschade, waardoor fysieke documenten definitief verloren kunnen gaan. Een centrale server met al jouw documenten, is beveiligd en niet zomaar toegankelijk voor iedereen en wordt altijd geback-upt. In een DMS kun je eenvoudig rechten toekennen aan iedereen, zodat personeelsdossiers, directie stukken en andere gevoelige bedrijfsdocumenten altijd goed afgeschermd zijn. Het voldoen aan de privacy wet- en regelgeving, alsmede aan de wettelijke regelingen rondom bewaartermijnen, is met een DMS relatief eenvoudig.

6. Eenvoudige koppeling met andere systemen

Een modern document management systeem, is compatibel met andere systemen. Dit houdt in, dat je onafhankelijk van een DMS, bepaalde software kunt implementeren en eenvoudig aan de DMS koppelt. Denk bijvoorbeeld aan HRM software, waarin je eenvoudig een koppeling maakt met de personeelsdossiers in een DMS. MET ERP software kan de financiële administratie alle facturen uit de DMS opvragen én de afgelegde route in de organisatie volgen. Grote organisaties die met verschillende systemen werken, houden met een DMS het volledige overzicht op hun documentenstroom.

7. Een DMS bevordert een gemakkelijke samenwerking

Wanneer je met collega´s of afdelingen samenwerkt, dan kan het zijn dat documenten door verschillende partijen worden bewerkt. Dit kan tot verwarring leiden. In een DMS kun je met meerdere partijen aan één document werken. Alle aanpassingen worden netjes bijgehouden en je kunt zien wanneer aanpassingen hebben plaatsgevonden en wie aanpassingen hebben gedaan.

8. Contractbeheer gaat veel eenvoudiger

Als organisatie heb je te maken met tal van contracten, zoals telefoniecontracten, leasecontracten en servicecontracten. Het niet tijdig opzeggen van bepaalde contracten waar je vanaf wilt, kan veel geld kosten. In een DMS kun je eenvoudig aangeven wanneer een contract verloopt en krijg je tijdig een reminder dat het tijd wordt om het contract te evalueren of op te zeggen.

9. Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Met een DMS doe je helemaal mee met de huidige trend van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en maatschappelijk verantwoord printen (MVP). Met een DMS is een bijna tot geheel papierloze werkomgeving mogelijk en dit leidt niet alleen voor jou tot kostenbesparingen. Je denkt hiermee ook aan het milieu en verhoogt hiermee als organisatie het vertrouwen die klanten stellen in duurzame ondernemingen.

Hofax staat voor je klaar

Heb je moeite om de juiste printoplossing voor jouw organisatie te vinden? Krijg je geen goed beeld of een inkjet of laser de beste oplossing voor jouw situatie is? Dan is Hofax bij uitstek de partner waar je zijn moet voor gedegen printer- en afdrukadvies. Als specialist in documentenstromen, kunnen wij je helpen bij het vinden van een deel- of totaaloplossing. 

Neem bijvoorbeeld ons Document management systeem, waarbij wij je een complete printerinfrastructuur aanbieden met gestroomlijnd documentenbeheer. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.