Wat is digitalisering?

Digitalisering is een breed begrip. Iets waar we iedere dag mee bezig zijn. Digitaliseren is het omzetten van analoge informatie naar een digitale vorm. Zo deed men voorheen nog veel schrijven i.p.v. typen op een computer. Maar ook het printen van documenten wat nu volledig digitaal kan blijven doordat papieren processen, fysieke documenten en het verwerken van informatie digitaal verwerkt kan worden. Dankzij digitalisering worden de processen anders, en slimmer ingericht. Eindeloze handelingen en veel papier zijn hierdoor verleden tijd.

Digitalisering vraagt altijd om de juiste combinatie van hardware en software. De eerste stap die een organisatie neemt, is al haar fysieke documenten scannen en dit een plek te geven in haar digitaal archief. Hiervoor is de juiste hardware nodig, zodat er minder storingen voordoen. Echter is ook de juiste software van belang om ervoor te zorgen dat dit efficiënt verloopt.

Veelal scant men naar haar eigen mail of verzamelmap op de schijf. Vanaf hier worden menselijke handelingen verwacht, terwijl dit ook volledig automatisch kan. Dit maakt je scanflow minder foutgevoelig en efficiënter. Het grootste voordeel is daarnaast dat iedereen binnen uw firma, van groot tot klein bedrijf op dezelfde manier werkt. Dankzij het toenemen van digitalisering kunnen veel medewerkers op afstand werken. Dit ervaren de meeste mensen als positief, en dat is duidelijk te projecteren op het HR-werkveld.

Voordelen van digitalisering

Wat betekent digitalisering nu precies voor uw bedrijf? Wel, dankzij digitalisering krijgt u meer inzicht en grip op uw bedrijfsprocessen. Ook is het kostenbesparend, er gebeurt namelijk meer met minder mensen, en er is minder fysieke opslagruimte nodig.

Daarnaast is digitalisering efficiënt. De documenten zijn overal en op elk moment beschikbaar en er is minder handmatig werk nodig. Bovendien is het enorm tijdbesparend, u hoeft minder lang te zoeken naar documenten bijvoorbeeld en u hebt altijd de juiste informatie bij zich.

Ook maakt digitalisering processen veiliger, er is namelijk minder kans op fouten en de informatie kan uitsluitend toegankelijk gemaakt worden voor de bevoegde personen. Digitaliseren komt bovendien de kwaliteit ten goede. Er wordt meer focus gelegd op de inhoud omdat u meteen de juiste informatie ter beschikking hebt.

Tenslotte is digitalisering duurzamer. Zo wordt er bijvoorbeeld minder papier gebruikt.

Digitalisering rondom data
Wat is digitaliseren rondom data? Het digitaliseren van data is het overzetten van analoge data naar een digitale vorm ervan. Deze vorm kan dan gebruikt worden door elektronische apparatuur zoals bijvoorbeeld computers. Gegevens op 'gedateerde' informatiedragers zoals boeken, foto- en filmmateriaal, worden tijdens het digitaliseren omgezet naar gegevens die door computers bewerkt en verwerkt kunnen worden tot informatie die leesbaar is voor ons. Op deze manier kunnen tal van archieven gedigitaliseerd worden.

Er werd in 2020 voorspeld door Gartner, een onderzoeks- en adviesbureau, dat 75% van de organisaties op één of andere manier bezig is met digitalisering. Hij meende dat datamanagement centraal staat in de evolutie naar het digitaliseren. Data is essentieel voor digitalisering. In een bedrijf die een digitale strategie hanteert, is up-to-date informatie van groot belang voor zowel een website, maar ook voor intelligente processen en algoritmes - data, dus. 

Beslissingen worden geautomatiseerd bij digitalisering. Data krijgt hier de voornaamste rol, aangezien data de basis wordt voor besluitvorming.
Beslissingen worden bij digitalisering door algoritmes gemaakt. Om een algoritme te maken, heb je unieke software nodig dat moet matchen met je eigen bedrijfsinformatie. Om het te ontwikkelen heb je ook de middelen nodig, de skills en bestaande bedrijfsdata. Een overgang naar digitalisering kan natuurlijk niet van het ene moment op het andere. Daarom dienen er door het bedrijf ook tussenstadia ingevoerd te worden. 

Uiteraard moet er voorkomen worden dat menselijke handelingen van de medewerkers, de kwaliteit van de data en de digitale routines verstoort. Data wordt op die manier een verantwoordelijkheid.

Digitalisering van processen

Het digitaliseren van processen en procedures betekent dat er niet meer met papier gewerkt zal worden, maar wel met digitale gegevensbestanden. Het gaat hier voornamelijk over het uitwisselen van informatie tussen de betrokken partijen. Om processen te digitaliseren, is het erg belangrijk om zorgvuldig na te gaan hoe deze nieuwe processen in elkaar zitten. Hierbij komt procesoptimalisatie kijken, maar ook regulering, privacy, risicomanagement en techniek.

De digitalisering van processen betekent ook een consequente verbetering van de communicatie tussen de werkteams. Ze zullen digitale tools kunnen gebruiken die ter plaatse informatie kunnen verzamelen, rapporten kunnen versturen en werkorders kunnen aanmaken. Hierdoor kan zakelijke mobiliteit efficiënt en succesvol in het bedrijf ingevoerd worden. De digitalisering van de processen in het bedrijf betekent dat de fysieke werkplek nagebootst kan worden op een mobiel apparaat. Zoals eerder gezegd, kunnen de werknemers hierdoor dezelfde taken uitvoeren op eender welke locatie - en dit op een veel snellere en efficiëntere manier.

Snellere en meer productieve processen

Er zijn verschillende taken in het dagelijkse leven van elk bedrijf, die te veel tijd in beslag nemen en niet productief zijn. Administratieve taken hebben bijvoorbeeld geen toegevoegde waarde voor het bedrijf en nemen een groot deel van de geïnvesteerde tijd in beslag. Taken zoals deze, vereisen digitalisering om productiever te zijn en om die tijd in andere activiteiten te kunnen investeren.

Ook is het mogelijk om met digitalisering handelingen te verrichten zoals het ondertekenen van documenten, het versturen van rapporten en het ontvangen en afgeven van inkooporders. Dit zorgt ervoor dat wachttijden aanzienlijk verkorten, dat de workflow gestroomlijnd wordt en dat de productiviteit meteen toeneemt.

De tijd die vroeger besteed werd aan het bijhouden van projecten, servicerapporten, magazijnvoorraden en het controleren van een planning, vermindert nu aanzienlijk. Ook de communicatie tussen teams wordt gestroomlijnd door digitale technologieën te gebruiken. 

Dankzij digitalisering wordt de werk- en informatiestroom verbeterd, aangezien de overdracht van de gegevens in real time gebeurt. Dit zorgt voor een hogere productiviteit en lagere kosten voor het bedrijf. U hoeft dus niet langer te vertrouwen op de traditionele berichtenkanalen om de informatie bij uw klanten of uw partners te krijgen.

Dankzij het digitaliseren van processen kunt u niet alleen vanaf uw gsm belangrijke informatie raadplegen, maar ook met klanten communiceren of incidenten oplossen op afstand. Processen zoals informatie in het veld verzamelen, inspecties, audits en kwaliteitscontroles, kunnen geautomatiseerd worden dankzij digitalisering.

Ook kan zowel het maken als het verzenden van een rapport geautomatiseerd worden door digitalisering. Dit zorgt ervoor dat er aanzienlijk minder tijd aan besteed wordt dan vroeger, toen dit nog handmatig gedaan moest worden.

Profiteren van het digitaliseren van documenten

Dankzij het digitaliseren van documenten, worden documenten zoals contracten, facturen of gehele dossiers verwerkt en opgeslagen in een proces dat geautomatiseerd is. Zowel het controleren, het aanmaken, het goedkeuren als het opslaan verloopt vlot en soepel. Daarbovenop hoeft u niet eindeloos te zoeken naar een document, aangezien alle documenten dankzij digitalisering op één centrale plaats zijn opgeslagen en meteen beschikbaar zijn.

Door papierloos te werken, wordt er ook ruimte vrijgemaakt en geld bespaard, aangezien er niet meer geïnvesteerd hoeft te worden in opslagfaciliteiten op kantoor. Uiteraard wordt er ook op andere zaken bespaard, zoals op de kosten van papier, postzegels en toners.